МИНСКАЯ УРБАНИСТИЧЕСКАЯ ПЛАТФОРМА

Жители как команда: как фасилитация помогает принимать групповые решения

В нашей заключительной лекции второго сезона #нашидворы мы поговорили о том, какие механизмы существуют для организации совместной работы или обсуждений, как это модерировать и какие навыки и инструменты нужно иметь для подобной работы. Подробности в конспекте и в видео лекции.

Содержание

Все кейсы в лекции – это реальный опыт беларуских дворов и сообществ.
В целях безопасности не будут названы города и имена в примерах.

ТЕРМИНЫ ПО ТЕМЕ ФАСИЛИТАЦИИ

FACILITATE (англ.)
делать лёгким, способствовать.
ФАСИЛИТАЦИЯ
профессионально организованный процесс групповой работы.
ФАСИЛИТАТОР/КА
человек, задача которого/ой управлять групповым процессом обмена информацией и мнений, принятия решений.

Кто же такие фасилитаторы и фасилитаторки?

Разберёмся, какие качества необходимы фасилитатор_кам и какие функции они могут выполнять.

ЗАЧЕМ СООБЩЕСТВАМ НУЖНЫ ФАСИЛИТАТОРЫ И ФАСИЛИТАТОРКИ?

1
Обмен информацией.
Вы не всегда можете эффективно обмениваться информацией, даже если у вас есть какой-то общепризнанный лидер (например, председатель ТСЖ). Фасилитатор_ка помогает собирать мнения и информацию от всех людей в сообществе, а не только от лидер_ки к группе.
2
Выявление мнений группы в отношении обсуждаемой темы или проблемы.
3
Принятие необходимых решений.
4
Повышение результативности общих встреч и обсуждений.
5
Организация групповой работы.
Чтобы вы вместе не только говорили, но и делали.

КЕМ НЕ ЯВЛЯЕТСЯ ФАСИЛИТАТОР_КА?

КТО ЖЕ ТАКИЕ ФАСИЛИТАТОРЫ И ФАСИЛИТАТОРКИ?

Это человек, который / которая:
наблюдает за группой и предлагает различные форматы для обсуждения, прояснения позиций, высказывания мнений / идей, и для принятия решений;
как правило, ничему намеренно не учит; но в специально организованном процессе участвующие могут научиться чему-то новому (например, кооперации, работе в команде, публичным выступлениям), хотя обучение не является главной целью процесса;
у него или неё нет готовых решений, и, приступая к работе с группой, он_а определенно не знает, "что лучше" применительно к конкретной ситуации, нет заранее спланированного сценария.
Представим себе встречу:
где собрались 25 жителей и жительниц двора и каждый / каждая хочет высказаться и быть услышанным/ой;
где нужно принять решение по спорному и "больному" вопросу;
на которой люди предложили кучу идей, а после разошлись и ничего не сделали;
где все в итоге поругались.
Именно для таких встреч и нужен / нужна фалитатор_ка.

ФУНКЦИИ ФАСИЛИТАТОРА / КИ

готовит встречу и гарантирует, что она развивается в соответствии с планом;
готовит и гарантирует соблюдение регламента, процедур, правил встречи;
поддерживает "правильные" модели поведения на встрече (те модели, которые соответствуют регламенту встречи);
устраняет препятствия в коммуникациях и обеспечивает их эффективность;
подводит промежуточные итоги и проясняет направление обсуждения (помогает всем в группе находиться в одной позиции и понимать, что на данный момент происходит на встрече, на каком она этапе);
помогает группе сделать выводы и способствует принятию решений.

РАБОЧИЕ ВСТРЕЧИ И ФАСИЛИТАЦИЯ

ТИПЫ И ЦЕЛИ РАБОЧИХ ВСТРЕЧ

Важно, чтобы у любой встречи, особенно в рамках местного сообщества, была одна цель и чтобы она соблюдалась.

По материалам Ричарда Бланделла "Эффективные бизнес-коммуникации" встречи можно разделить на следующие пять видов:
*таблица*
Когда мы работаем с сообществом, мы можем использовать все эти типы встреч. Иногда их можно совмещать, например, инструктивное вместе с совещательным: сначала какую-то информацию рассказать, а потом сразу обменяться мнениями по этому поводу.

Но эффективнее делать серию коротких встреч, у каждой из которых будет одна цель.

ЭТАПЫ ГРУППОВОЙ ВСТРЕЧИ

Почему мы фокусируемся на встречах? Потому что по сути любая совместная деятельность — это определенное количество встреч, по итогу которых принимались какие-то решения, осуществлялись какие-то действия.

1-Й ЭТАП: ПОДГОТОВКА ВСТРЕЧИ

На данном этапе важно ответить для себя на следующие вопросы:
Нужна ли встреча? У кого есть в ней потребность?
Какая цель у этой встречи? Какая будет программа?
Кто должен на неё прийти и как это обеспечить? Как добиться того, чтобы на встречу пришли те, кто обычно не приходит?
Какие материалы и помещение нужны?

2-Й ЭТАП: ВСТУПИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ

Помните про организацию рабочего пространства, чтобы людям было комфортно, чтобы все были включены и могли друг друга видеть (если пространство позволяет).
Объявите о начале и сути встречи.
Организуйте знакомство (если участников и участниц встречи не очень много).
Объясните нормы работы, регламент встречи.
Расскажите повестку дня (цель встречи, обсуждаемая тема) и согласуйте с участвующими.

3-Й ЭТАП: ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ ВСТРЕЧИ

На первых этапах ваша роль как фасилитатор_ки более значительная. На следующих этапах вы уже даёте больше времени и возможностей участникам и участницам встречи обсуждать, а сами отстраненно наблюдаете и всегда держите в голове следующее:
помните о цели встречи;
записывайте договорённости и важные моменты так, чтобы все видели;
следите за временем (по регламенту);
договоритесь о результатах и дальнейших действиях.

4-Й ЭТАП: ПОСЛЕ ВСТРЕЧИ

Встреча прошла, но дальше начинается тоже большая работа.
поблагодарите всех (кто помогал вам организовать, кто пришёл);
соберите обратную связь от участвующих (что было хорошо, а что — не очень);
обеспечьте, чтобы у всех были все материалы;
информируйте участвующих о том, как продвигается работа по выбранным направлениям.

РАБОТА С ВОПРОСАМИ

Вопросы являются приёмом концентрации внимания, помогают акцентировать внимание участвующих на определённых аспектах встречи. Иногда вовремя заданным вопросом можно остановить зарождающийся конфликт.

Вы можете как подготовить вопросы заранее, так и задавать их по ходу обсуждения.

Помните, что у ваших вопросов должна быть цель, например
1)
выявить факты:
Какая дополнительная информация нам необходима?
Какие факты нам известны?
Что произошло?
Откуда вы получили эту информацию?
2)
выявить причины и следствия:
Почему это произошло?
Почему вы так считаете?
К чему это может привести?
3)
активировать творческое мышление:
Что можно предпринять в такой ситуации?
Что можно сделать иначе?
4)
критический анализ:
Подходит ли это в данной ситуации?
Какие возможны риски и сложности?
Насколько это безопасно?
5)
поиск преимуществ и выгод;
6)
выявление эмоций, позиций, чувств;
7)
рассуждения о процессе самой встречи;
8)
коммуникативные вопросы: на уточнение, стимулирующие вопросы.

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

Обычно принятие решений — это самый главный вызов.
*таблица*
Важно понимать, что нет плохого или хорошего метода принятия решений, все они подходят под определённые ситуации.

ЧТО ДЕЛАТЬ, КОГДА КТО-ТО ОСТАЛСЯ НЕДОВОЛЬНЫМ ПРИНЯТЫМ РЕШЕНИЕМ?

1
Частично это недовольство снимает то, что люди заранее знают, каким образом будет приниматься решение.
Например, если это голосование, то участники и участницы будут понимать, что чьё-то мнение окажется не выбранным.
2
После принятия решений можно провести рефлексию.
Попросить того, кто доволен решением, поделиться и впечатлениями. И спросить у того, кто остался недоволен принятым решением, о их чувствах и мыслях, что можно было сделать иначе или что по его/её мнению можно сделать, чтобы идея человека всё-таки была реализована. Простое проговаривание того, что люди думают и чувствуют, уже снижает градус.
3
Вопрос приоритезации: то, что выбрало большинство, будет реализовывать в первую очередь, а то, что осталось не выбранным, может перейти под ответственности проголосовавших за этот вариант и реализовываться ими самостоятельно.

чего удалось достичь сообществам благодаря фасилитации?

1
Создать инициативные группы среди жителей и жительниц для решения приоритетных проблем.
2
Улучшить доверие и коммуникацию, построить добрососедские отношения: люди начинали с совместного решения проблем, а затем начали неформально проводить вместе время.
3
Решить несколько сотен локальных проблем, от уборки территории до строительства дороги.

ПОЧЕМУ ЭТО РАБОТАЕТ?

Представим, что синие "человечки" - это жители и жительницы, а белый — фасилитатор_ка. Люди могут решать разные проблемы: кто-то может решить квадратную, кто-то — большую круглую. И фасилитатор_ка организует работу так, чтобы все занимались именно тем, чем они хотят и в чём имеют наибольший потенциал.
Люди вовлечены на всех этапах: они сами предлагают проблемы для решения, совершают действия и оценивают результаты.
Мы помогаем людям знакомиться и находить общие интересы.
Мы создаём комфортные и безопасные условия для коммуникации.
Люди видят, что они не одни.
Людей поддерживают и мотивируют первые успехи.

ЧТО ЕЩЁ ВАЖНО ПОМНИТЬ?

Для вас как для фасилитатор_ки одинаково важен и процесс, и результат.
Например, ваша цель как фасилитатор_ки — принятие решения сообществом, но важно и то, как это решение будет принято.
Вы помогаете людям взять на себя роли и определить степень ответственности (меньше вас и больше людей).
Замечайте, с какими установками вы приходите на встречу: "Я хочу, чтобы все сделали так, как это нужно мне" или "Я не знаю, что будет, но мне очень интересно, до чего люди договорятся".

МЕТОДЫ, КОТОРЫЕ ПОМОГАЮТ В ФАСИЛИТАЦИИ

1. МЕТОД МАСТЕРСКОЙ

Позволяет выявлять и группировать проблемы, вовлекая все участвующие группы.

Подробнее узнать о методе можно в этом видео.
Суть метода:
1)
Выявление проблем:
люди (каждый человек индивидуально) на бумаге расписывают все проблемы, которые они видят в своём сообществе как жители и жительницы двора/района;
затем участни_цы могут обсудить между собой то, что они записали.
2)
Группировка проблем.
Участники и участницы группируют описанные проблемы по сферам или темам, например, группа проблем, связанные с выгулом собак.
3)
Наименование сгруппированных проблем.
Вот так могут выглядеть сгруппированные участниками и участницами проблемы сообщества.

2. ГОЛОСОВАНИЕ ФАСОЛЬЮ

Позволяет приоритизировать названные проблемы.

Подробнее узнать о методе можно в этом видео.
Суть метода:
  1. По вертикали: список проблем.

  2. По горизонтали: критерии для голосования (например, "я лично могу участвовать в решении этой проблемы", "эту проблему можно решить за полгода").

  3. Голосование: например, каждому человеку выдаётся по 10 фасолин на каждый критерий. Идея в том, что человек выбирает те проблемы, в решение которых мог бы лично вовлечься.
  1. Посчитайте фасолинки во всех клеточках и сделайте таблицу.

  2. Попросите людей записать на стикерах свои имена и телефоны и приклеить стикеры на те проблемы, в решение которых они готовы вовлечься. По сути, вы получаете инициативные группы по приоритетным проблемам.
Для голосования фасолью можно использовать как одну большую встречу, так и серию маленьких.

вывод

Главная миссия фасилитатора или фасилитаторки — это обеспечивать такой процесс, в который все включены, в котором все чувствуют, что они могут взять на себя ровно столько ответственности, сколько захотят и смогут, получат поддержку и вместе с соседями и соседками и дальше будут решать важные для сообщества проблемы.
Made on
Tilda